手紙やビジネスレターの基本ルールとは？

手紙の書き方の基本構成を説明したいと思います。

手紙を書く工程は大きな流れで上記の表のようになります。ちょっとだけ難しい点だけ簡単に説明したいと思います。

頭語と結語は対になっているので覚えておくと良いと思います。

【時下を使う方法】
「頭語＋時下＋安否を気遣う言葉」という流れで書きます。
時下とは「最近・この頃」という意味がありますので、季節感をいれないで簡略化したい場合は良く使われます。

【前略を使う方法】
「頭語＋時候の挨拶＋安否を気遣う言葉」を省略して前略を使うことも可能です。
かしこまった手紙の書き出しを省略してすぐに本文に入りたい時に使います。
ポイントは結語の部分ですね。「草々」「早々」「怱々」などの結語が対になります。

安否を気遣う言葉とは
「○○様におかれましてはその後、健やかにお暮らしのことと存じます。」
などといった時候の挨拶の後に続く言葉です。

あまり気にしないでテンプレで使っても問題ないのですが、相手の状況をしっかり意識しないととても失礼な言葉を使ってしまう事があるので気をつけましょう。

体の調子を崩している方に「健やかに」。営業成績が落ち込んでいる会社宛に「ご発展のことと存じます」とかは嫌味にしか聞こえない場合もあります。

本文の次に書くのが結びの挨拶になります。

主にこのようなことを結びの言葉で用います。